Samo pisanje motivacijskega pisma ni toliko v ospredju kot njegova predhodna faza preučevanja delodajalca in spoznavanja ter izpostavljanja naših pomembnih lastnosti in izkušenj in faza po sestavitvi motivacijskega pisma, ki od nas zahteva anlizo in kritični pristop do napisanega. Vse to nam omogoči, da čez čas razvijemo pravi način pisanja in nagovarjanja delodajalca, v smislu: Vaja dela mojstra. Pa začnimo:

I. PREDHODNA FAZA

1) Preučimo delodajalca! Preden se na delovno mesto prijavimo oziroma pošljemo ponudbo za opravljanje želenega dela pri izbranem potencialnem delodajalcu, se pozanimajmo o dejavnosti s katero se ukvarja, o njegovi  karierni viziji in vrsti kadra ki ga išče. Te ključne informacije nam omogočijo prehod na naslednji korak.

2) Razmislimo kaj ta delodajalec potrebuje, kakšen kader torej išče in kaj več mu lahko mi z našim znanjem in prihodnjimi ambicijami ponudimo, razmislimo tudi ali se naša želena karierna vizija sklada z vizijo podjetja delodajalca, ki ga nagovarjamo, si to delovno mesto res želimo in kakšno izkušnjo nam lahko prinese? V tem delu je naša kreativnost in dobro poznavanje sebe in svojih želja, ambicij ključna, zato marsikdo potrebuje kar nekaj časa (lahko več mesecev),  da si izoblikuje svojo predstavo o karierni poti in opravi razmislek o svojih zaposlitvenih željah in načrtovanju izpopolnjevanja svojih veščin v prihodnje. Vsi vemo, da samo izobrazba ne zadostuje, zato je v povezavi s tem jasno, da se zahteva tudi naše zunanje aktivno udejstvovanje na več  možnih različnih načinov, z namenom izboljšanja naših zaposlitvenih možnosti in zagotovitve prednosti pred konkurenti.

3) Glede na potrebo delodajalca in našo karierno vizijo postavimo v ospredje kompetence, ki jih mi že imamo in jih ponujamo v zameno za delo oziroma zaposlitev. Zavedati se moramo, da gre pri vsem skupaj  za trženje samega sebe, torej tako kot na drugih trgih, tudi na trgu dela velja zakon ponudbe in povpraševanja. Zato si  zagotovite, da bo vaša ponudba čim bolj pestra in usklajena s kriteriji povpraševanja, saj s tem izboljšate svojo konkurenčno prednost. Bolj jasno kot boste zapisali kaj ponujate in kaj želite, boljše bo. Jasna vizija se izoblikuje s časom in skozi dobro poznavanje samega sebe, zato se intenzivno raziskujte, berite o osebnostni rasti in notranjem razvoju. 4.) Priporočila in dokazila: Od prejšnjih delodajalcev poskušajte na vsak način dobiti priporočila oziroma referenčno pismo, ki ga boste omenjali v motivacijskem pismu in ga k njemu prilagali. Še eno dodatno mnenje in razlog več za potrditev tega, kar pišete o sebi v motivacijskem pismu. Enako velja za pridobitev dokazil z raznih delavnic, izobraževanj in ostalih udejstvovanj.

II. FAZA SESTAVLJANJA MOTIVACIJSKEGA PISMA

1) Pri pisanju motivacijskega pisma najprej pazimo, da se nanaša na pravilno kontaktno osebo in da vnesemo druge pravilne podatke o podjetju, ker se ob množičnem pošiljanju prošenj kaj hitro zgodi, da kakšen usoden podatek pozabimo spremeniti. Upoštevamo tudi zahtevan način prijave (po pošti/e-pošti/ po portalu moje delo.com...) in priložimo vsa zahtevana dokazila k svoji vlogi in seveda vlogo oddamo v predpisanem prijavnem roku.

2) Držimo se predpisane oblike za motivacijska pisma, torej zgoraj levo naslovnik, pod njim vaši podatki , pod tem v sredini Zadeva: Prijava na prosto delovno mesto XY, nikdar ne uporabljamo izraz »prošnja« ampak vedno prijava če se prijavljate na razpisano delovno mesto, oziroma ponudba za delo, če delovno mesto ni razpisano. Pazimo, da točno navedemo na katero delovno mesto se prijavljamo, v primeru ponudbe pa čim bolj jasno opredelimo kakšno delo bi pri delodajalcu opravljali.  Nato sledi nagovor Spoštovana ga./g..., če je le mogoče, navedite tukaj ime in priimek osebe, ki jo nagovarjate, da bo vloga bolj osebna.

3) Predstavite se, navedite svojo izobrazbo in navedite formalne in neformalne (delovne) izkušnje, ki se navezujejo na delovno mesto na katerega se prijavljate. Tukaj omenite le tiste izkušnje, ki so pomembne za tega delodajalca, ostale ne ponavljajte, saj jih imate zapisane že v vašem priloženem CV-ju.

4) Na kratko opišite v dveh stavkih opravljanje točnih opravil v povezavi s temi (delovnimi) izkušnjami, ki jih izpostavljate in naredite povezavo na vaše pozitivne lastnosti (npr. sestavljaje internih aktov, dogovarjanje  za sestanke..). Povežite delo in svojo kompetenco in še odziv delodajalca da naredite večji vtis npr. ker sem delo opravljal vsak dan in sem se pri tem  izkazal za zanesljivega in natančnega delavca, ter so bili nadrejeni z mojim delom zadovoljni  so mi zaupali poleg tega.. še delo to in to...Omenite tudi to,  da ste se dobro ujeli v kolektiv in povežite to s svojo značajsko lastnostjo npr. komunikativnostjo/odprtostjo. Izpostavite da so bili z vašim delom zadovoljni. Pazite, da ta del poveste strnjeno, čim bolj jasno, kratko  in ne dolgovezite. Če imate priporočilo, je to dodaten plus, vsekakor ga priložite svoji vlogi, tukaj pa ga omenite.

5) V nekaj alinejah kratko in prepričljivo zapišite zakaj ste pravi kandidat za opravljanje tega dela! To je ključno za vzbuditev zanimanja delodajalca in radovednosti, da o vas izve še kaj več in vas torej povabi na razgovor. Za ta del porabite največ časa in ga morate že v predhodni fazi skrbno načrtovati, vanj  je vnesena vaša osebna nota na nevsiljiv način, ki pusti določen čustven vtis. Bodite kar se da kreativni, vendar pazite na jedrnatost in kratkost. Bodite kar se da konkretni.
Primer: Zakaj sem najprimernejši kandidat za to delovno mesto, ker:
- imam izobrazbo ustrezne smeri,
- že imam izkušnje s tega področja dela in sem razvil kompetence, potrebne za....
- ker imam izredno zanimanje za... in bi lahko pripomogel k izboljšanju in aktivnejšem delovanju
- ker sem oseba, ki ...,
- ker imam čut za...,
- poln sem novih idej in že imam zamisel, ki bi...,
- svojo karierno pot vidim v vašem podjetju in sem prepričan da bi skupaj odlično sodelovali.

6) Ne kritizirajte se na glas. Zavedajmo se tudi, da se pri pisanju motivacijskega pisma ne smemo nikdar kritizirati in vanj zapisati svojih slabih lastnosti, kajti konkurenca je že tako prevelika mi pa potrebujemo vstopnico za na zaposlitveni razgovor!

7) Poudarite, da ste se pripravljeni še naprej izobraževati glede na potrebe delovnega procesa in da imate radi nove izzive, ki vas izpopolnjujejo. To pove o vas da ste ambiciozni, odgovorni in željni novih znanj.

8) Na koncu, v pozdravni fazi poudarite da si želite povedati še več o sebi na razgovoru in da se že vnaprej veselite skupnega sodelovanja, s tem pokažete svojo samozavest in prepričanje v uspeh.

9) Priloge: Motivacijskemu pismu priložite ustrezno izdelan pregleden CV z vašimi delovnimi izkušnjami, razdeljen v pregledno razpredelnico, ki naj vsebuje vašo sliko, takšno, ki je primerna za osebne dokumente in ustezna dokazila. Poleg dokazila o izobrazbi nujno k vlogi priložite čim več dokazil, naprimer vpisanih v NEFIKS, z raznih izobraževanj, start up vikendov, delavnic in drugih udejstvovanj, ki nakazujejo na vaša pridobljena znanja in kažejo na vaše kompetence. Več dokazil kot imate, bolj aktivni ste in več znanja in potenciala, ki ga išče delodajalec obetate. Z vašim udejstvovanjem pri različnih aktivnostih kažete svoj karakter in področja ki vas zanimajo, delodajalci pa želijo od nas izvedeti prav to, saj »vohunijo« za vami tudi po vaših socialnih omrežjih, če jih imate oziroma na internetu pregledujejo kje se pojavljate.

10) Skozi pismo naj se vidi vaša motiviranost za delo, navdušenost in izrazita želja, da si to delo zares želite opravljati. Saj boste sami sčasoma opazili pri pisanju da boste pri delih, ki vas resnično veselijo pismo napisali zares s srčnim veseljem, drugje pa tega navdušenja - tudi če bi ga želeli izraziti, ne boste mogli tako intenzivno izkazati, ker ni skladno z vašo resnično željo. Skozi pisanje večih motivacijskih pisem boste opazili te razlike, ki bodo hkrati tudi super smerokaz za vas katero delo si želite opravljati in katero ne, ter boste s tem posledično izoblikovali jasnejšo karierno vizijo in prepričljivejši stil pisanja.

Topli nasveti: 
- Motivacijsko pismo naj bo pregledno, kratko in jedrnato, obvezno ne daljše od ene strani in naj izžareva vaše navdušenje nad zaposlitvijo, naj bo torej to delček vas in vaše želje da si zaposlitev resnično želite!
- V njem poudarite to kar delodajaec pričakuje od vas. Če si razpisanega delovnega mesta ne želite, je škoda sploh pošiljati prijavo, ker se bo vaša nezainteresiranost pokazala že na morebitnem razgovoru, poleg tega pa boste še ves čas čakanja na razgovor v velikih dvomih ali gre za napačno odločitev. Preverjeno! Sicer pa velja, da je načeloma bolje nekaj kot nič in tudi vizija, da boste potem napredovali, spremenili smer...itd. , ter podobno  razmišljanje je koristno in veliko šteje, le prepričati se morate da je to ustrezno in sprejemljivo za vas. Dejstvo je, da je vendarle treba nekje začeti, vendar je treba paziti da se potem na takšnem delovnem mestu ne uspavamo in postanemo nezadovoljni sami s seboj zakaj nismo sledili svojim sanjam. Presoja in končna odločitev je seveda odvisna od vsakega posameznika.
- Med brezposelnostjo je čas da se posvetite samim sebi in raziskovanju sebe, ter se še naprej izobražujete.  Veliko delavnic in izobraževanj je v teh časih brezplačnih ali zelo poceni, le najti jih je treba , tako da izgovorov ni! Naredite investicijo sami vase in ne sedet doma na kavču in se smiliti samim sebi samo zato, ker je tako bolj udobno! Prav tako se boste družili in spoznavali z različnimi ljudmi, si izmenjevali izkušnje, itd.
- Prav tako ne pozabite stalno posodabljati svojega CV-ja z novimi znanji in vanj vnesite hobije in prostočasne aktivnosti, saj bo ravno to lahko ključno, da bo prevesilo tehtnico med vami in vašimi tekmeci. Jaz sem bila nekoč za administrativno študentsko delo izbrana, ker sem imela v CV-ju napisano, da sem velika ljubiteljica živali, ker je  delodajalec slučajno imel zelo rad svojo mačko, ki je prihajala z njim občasno tudi v pisarno se je na tej podlagi odločil zame. Torej, vse šteje!

Spremljajte nadaljevanje! - Nadaljevanje tega članka in opis faze po pisanju motivacijskega pisma in oddani prijavi za zaposlitev  s koristnimi nasveti sledi pri naslednji objavi.
Na učinkovit način sem v njem predstavila še dodatno prednost analiziranja pisanja motivacijskega pisma in spoznavanja svojih prednosti in slabosti, ter morebitnih napak pri pisanju, z namenom izboljšanja tehnike pisanja motivacijskega pisma in povečanja zaposlitvenih možnosti.

Žana Andlovic, univ. dipl. pravnica
Zaposlitveni klub Nefiks Ljubljana -center